با پیشرفت فناوری اطلاعات و ارتباطات، خدمات الکترونیک به یکی از اصول اساسی در بهبود کارایی سازمان‌ها تبدیل شده است. سازمان نظام مهندسی ساختمان به عنوان مرجع اصلی نظارت بر فعالیت‌های مهندسی و ساخت و ساز، به شدت نیازمند بهبود و توسعه خدمات الکترونیک خود است. آگاهی از ضرورت این بهبود و همچنین روشهای عملیاتی ارتقاء خدمات الکترونیک در سازمان یکی از ضروریاتی است که مدیران باید اطلاعات کاملی از آن داشته باشند.
بهبود خدمات الکترونیک باید بدلایل زیر از اولویت های برنامه ریزی سالهای آتی سازمان باشد:
- افزایش دسترسی و شفافیت: خدمات الکترونیک امکان دسترسی آسان و سریع به اطلاعات مورد نیاز را فراهم می‌آورد. این دسترسی به مهندسان و کارفرمایان کمک می‌کند تا از وضعیت پروژه‌ها و مجوزها مطلع شوند و در نتیجه، شفافیت در فرآیندها افزایش پیدا می کند. شفافیت بالا همواره به کاهش فساد و افزایش اعتماد عمومی کمک می کند.
- کاهش زمان و هزینه: فرآیندهای سنتی معمولاً زمان‌بر و پرهزینه هستند. با دیجیتالی شدن این فرآیندها، زمان لازم برای دریافت مجوزها و خدمات به طور قابل توجهی کاهش پیدا می‌کند. این موضوع به ویژه در پروژه‌های بزرگ ساختمانی که نیازمند هماهنگی‌های متعدد هستند، از اهمیت بالایی برخوردار است. کاهش هزینه‌ها به نفع تمامی ذینفعان خواهد بود.
- بهبود ارتباطات: خدمات الکترونیک می‌تواند به بهبود ارتباطات میان اعضای سازمان و دیگر ذینفعان کمک کند. این امر منجر به تسهیل فرآیندهای تصمیم‌گیری و افزایش سرعت در انجام امور می‌شود. برقراری ارتباطات مؤثر، به ویژه در زمان‌های بحرانی، می‌تواند تأثیر بسزایی در موفقیت پروژه‌ها داشته باشد.
با این وجود مهم این است که بهبود خدمات الکترونیک از چه روشهایی صورت بگیرد تا کارایی و بهره وری بالاتری را نصیب اعضا کند. مروری دارم بر برخی از روشهای پیشنهادی که در بسیاری از سازمانهای کشور و دنیا تجربیات مثبتی را رقم زده است:
- توسعه پلتفرم‌های آنلاین: ایجاد و توسعه پلتفرم‌های جامع و کاربرپسند برای ارائه خدمات گوناگون، از جمله ثبت نام، درخواست مجوز، ارزیابی پروژه‌ها و نظارت بر پیشرفت آن‌ها، می‌تواند به تسهیل دسترسی و استفاده از خدمات کمک کند. این پلتفرم‌ها باید به گونه‌ای طراحی شوند که کاربر به راحتی بتواند از آن‌ها استفاده کند و اطلاعات مورد نیاز خود را به سرعت پیدا کند. امری که هنوز برغم همه تلاشها، جای کار بسیاری دارد.
- استفاده از فناوری‌های نوین: به کارگیری فناوری‌های نوین، نظیر بلاک‌چین، می‌تواند به ثبت ایمن اطلاعات و مدیریت پروژه‌ها کمک کند. این فناوری با ایجاد یک زنجیره تأمین شفاف و غیرقابل تغییر، امنیت اطلاعات را تضمین می‌کند. همچنین، هوش مصنوعی می‌تواند در تحلیل داده‌ها و ارائه توصیه‌های کاربردی در زمینه مدیریت پروژه‌ها به کار گرفته شود.
- آموزش و توانمندسازی کاربران: برگزاری دوره‌های آموزشی برای اعضای سازمان و کاربران خدمات الکترونیک می‌تواند به افزایش آگاهی و توانمندی آن‌ها در استفاده از این خدمات کمک کند. این آموزش‌ها باید شامل مباحثی مانند نحوه استفاده از پلتفرم‌ها، رفع مشکلات رایج و همچنین آشنایی با قوانین و مقررات مربوط به خدمات الکترونیک باشد. این اقدام می‌تواند به کاهش خطاها و بهبود کیفیت خدمات منجر شود.
- بازخوردگیری مستمر: ایجاد سیستم‌هایی برای جمع‌آوری بازخورد کاربران در مورد کیفیت خدمات الکترونیک و اعمال تغییرات لازم بر اساس نظرات و پیشنهادات آن‌ها، به بهبود مستمر خدمات کمک می‌کند. این بازخوردها می‌توانند شامل مواردی مانند سرعت خدمات، کیفیت اطلاعات ارائه شده و سهولت استفاده از پلتفرم‌ها باشند. این اطلاعات به سازمان کمک خواهد کرد تا نقاط ضعف خود را شناسایی و بهبود بخشد.
- همکاری با بخش‌های خصوصی و دانشگاه‌ها: ایجاد همکاری‌های مؤثر با بخش‌های خصوصی و دانشگاه‌ها می‌تواند به تبادل دانش و فناوری‌های جدید کمک کند. این همکاری‌ها می‌توانند شامل پروژه‌های مشترک، برگزاری سمینارها و کارگاه‌های آموزشی باشد که در آن‌ها بهترین شیوه‌ها و تجربیات به اشتراک گذاشته می‌شود.
بهبود خدمات الکترونیک سازمان نظام مهندسی ساختمان نه تنها به نفع اعضای این سازمان است، بلکه تأثیر مثبتی بر کل صنعت ساختمان‌سازی خواهد داشت. با توجه به نیازهای روزافزون جامعه و تغییرات سریع فناوری، این سازمان باید به طور مداوم به سمت نوآوری و بهبود حرکت کند. به این ترتیب، سازمان می‌تواند در ارائه خدمات بهتر و کارآمدتر به اعضای خود موفق‌تر باشد و در نهایت به ارتقای کیفیت ساخت و ساز در کشور و استان عزیزمان کمک کند.
